6 bis 3 Monate vor der Hochzeit: Die kritische Phase stressfrei meistern

Datum, Location und die wichtigsten Dienstleister stehen – der große Planungsstart ist geschafft. Zwischen sechs und drei Monaten vor der Hochzeit verändert sich die Planung jedoch spürbar: Aus groben Ideen müssen konkrete Entscheidungen werden. Menü, Einladungen, Sitzordnung und Tagesablauf greifen nun ineinander. Gleichzeitig sind noch nicht alle Rückmeldungen da, und manche Details können noch nicht endgültig festgelegt werden.

Genau deshalb ist diese Phase so wichtig. Wer jetzt systematisch plant, schafft eine stabile Grundlage für die letzten Wochen. Wer Aufgaben dagegen nur im Kopf behält oder Entscheidungen zu lange offenlässt, muss später vieles gleichzeitig klären.

Dieser Ratgeber zeigt euch, welche Punkte in den kommenden Monaten wirklich zählen, in welcher Reihenfolge ihr sie angehen solltet und wie ihr den Überblick behaltet, ohne jeden Abend über die Hochzeit sprechen zu müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• Prüft zuerst den gesamten Planungsstand: Was ist gebucht, was wartet auf Rückmeldung und was blockiert andere Aufgaben?

• Vereinbart Menübesprechung oder Probeessen rechtzeitig und klärt auch Getränke, Allergien, Kinder- und Dienstleisteressen.

• Schließt Einladungstext und grundlegende Papeterie ab, aber druckt Platz- und Menükarten erst mit belastbaren Daten.

• Entwickelt jetzt das Sitzkonzept; die endgültige Sitzordnung folgt erst nach Ablauf der Rückmeldefrist.

• Erstellt eine erste vollständige Version des Hochzeitstages mit realistischen Wegen, Übergaben und Zeitpuffern.

• Legt für jede offene Aufgabe eine verantwortliche Person und einen Entscheidungstermin fest.

• Bündelt alle nächsten Schritte in der Aufgaben-Pipeline des TRAUKLAR Wedding OS, statt sie über Notizen, Chats und Kalender zu verteilen.

Warum sind gerade diese drei Monate so entscheidend?

Zu Beginn der Hochzeitsplanung lassen sich viele Aufgaben unabhängig voneinander erledigen. Ihr könnt eine Fotografin anfragen, eine Location besichtigen oder erste Stilideen sammeln. Zwischen sechs und drei Monaten vor der Hochzeit entstehen dagegen immer mehr Abhängigkeiten:

• Der Einladungstext benötigt bestätigte Uhrzeiten und Adressen.

• Die Menüauswahl beeinflusst Menükarten, Zeitplan und Budget.

• Die Sitzordnung hängt von Rückmeldungen, Raumplan und Tischgrößen ab.

• Der Tagesablauf bestimmt Ankunftszeiten von Dienstleistern und Transporten.

• Dekoration und Floristik richten sich nach Raumaufteilung und Tischkonzept.

Die wichtigste Aufgabe dieser Phase lautet deshalb nicht „alles sofort finalisieren“, sondern: Entscheidungen in die richtige Reihenfolge bringen.

Die Timeline von sechs bis drei Monaten im Überblick

Diese Einteilung ist eine Orientierung. Wenn eure Location frühere Fristen setzt, viele Gäste anreisen oder individuelle Drucksachen lange Lieferzeiten haben, zieht die betreffenden Aufgaben vor.

1. Macht zuerst einen ehrlichen Planungscheck

Bevor ihr neue Listen anlegt, solltet ihr prüfen, was bereits feststeht. Nehmt euch dafür gemeinsam etwa 45 Minuten Zeit und ordnet alle Themen in vier Gruppen:

1. Erledigt: gebucht, bestätigt oder vollständig entschieden.

2. In Bearbeitung: eine konkrete Person kümmert sich bereits darum.

3. Wartet auf Rückmeldung: ihr benötigt ein Angebot, eine Bestätigung oder Daten von Dritten.

4. Noch offen: niemand arbeitet aktuell an der Aufgabe.

Prüft dabei nicht nur, ob ein Dienstleister gebucht wurde. Entscheidend ist, ob auch die nächsten Schritte bekannt sind. Bei der Location können beispielsweise noch Raumplan und Reinigung offen sein, beim DJ das Vorgespräch und bei der Fotografie die genaue Begleitdauer.

Kontrolliert außerdem:

• Vertragsfristen und noch ausstehende Anzahlungen

• vereinbarte Leistungszeiten

• offene Angebote und Optionen

• endgültige Gästezahl und Meldefristen

• Stornierungs- oder Änderungsfristen

• verbleibendes Budget einschließlich Nebenkosten und Puffer

• Aufgaben, die von anderen Entscheidungen abhängen

Das Ziel ist keine perfekte Liste. Ihr braucht ein realistisches Bild davon, wo die Planung tatsächlich steht.

2. Menü und Getränke verbindlich vorbereiten

Die Menüabsprache ist weit mehr als die Auswahl zwischen Fleisch, Fisch und vegetarischem Gericht. Sie beeinflusst Budget, Zeitplan, Papeterie, Sitzordnung und die Organisation des Servicepersonals.

Termin für Menügespräch oder Probeessen

Falls noch nicht geschehen, vereinbart jetzt den Termin für das Probeessen oder die ausführliche Menübesprechung. Klärt vorab, welche Entscheidungen bei diesem Termin getroffen werden sollen und ob zusätzliche Kosten entstehen.

Besprecht unter anderem:

• Empfangsgetränke und Häppchen

• Menü, Buffet oder Kombination aus beidem

• vegetarische und vegane Alternativen

• Allergien und Unverträglichkeiten

• Kinderportionen und Altersgrenzen

• Essen für Foto-, Video-, Musik- und Planungsteam

• Hochzeitstorte und mögliches Tellergeld

• Mitternachtssnack

• Kaffee, Wasser und alkoholfreie Getränke

• Getränkepauschale, Einzelabrechnung und deren Laufzeit

• Sperrstunde und spätere Bestellungen

Den Ablauf des Essens mitdenken

Fragt nicht nur, was serviert wird, sondern auch wann und wie lange die einzelnen Abschnitte dauern. Ein Drei-Gänge-Menü benötigt andere Zeitfenster als ein Buffet. Reden oder Programmpunkte zwischen den Gängen können den Service beeinflussen und sollten mit der Location abgestimmt werden.

Haltet nach dem Gespräch schriftlich fest:

• vorläufige Speisen- und Getränkeauswahl

• offene Alternativen

• Preis pro Person

• Frist für die endgültige Personenzahl

• Frist für Allergien und Sonderessen

• geplante Start- und Endzeit des Essens

• zuständige Ansprechperson

Noch fehlende Gästedaten werden als offene Aufgabe notiert – nicht aus dem Gedächtnis ergänzt.

3. Drucksachen in der richtigen Reihenfolge planen

Papeterie braucht Vorlauf für Gestaltung, Korrektur, Produktion und Versand. Gleichzeitig sollte nichts zu früh gedruckt werden, das sich noch ändern kann.

Was jetzt feststehen sollte

Für Save-the-Date- oder Einladungskarten benötigt ihr verlässliche Basisdaten:

• Namen und Hochzeitsdatum

• Uhrzeit und Anschrift der Trauung

• Ort der Feier

• Rückmeldefrist

• Kontaktmöglichkeit für Zu- oder Absagen

• Hinweise zu Übernachtung und Anreise

• Informationen zu Begleitpersonen und Kindern

• gegebenenfalls Dresscode oder Geschenkewunsch

• Link oder QR-Code zur Hochzeitshomepage

Versendet Einladungen idealerweise so, dass auswärtige Gäste noch ausreichend Zeit für Reise und Unterkunft haben. Bei einer Hochzeit in der Ferienzeit, im Ausland oder an einem stark nachgefragten Ort kann ein früherer Versand nötig sein.

Was noch nicht endgültig gedruckt werden muss

Mit Menükarten, Sitzplan, Tischkarten und personalisierten Gastgeschenken könnt ihr warten, bis Gästezahl und Schreibweisen zuverlässig feststehen. Entwurf, Format und Design dürfen bereits vorbereitet werden; die endgültige Druckfreigabe sollte aber erst mit belastbaren Daten erfolgen.

Vier-Augen-Prüfung vor jeder Druckfreigabe

Lasst sämtliche Druckdaten von mindestens einer zweiten Person kontrollieren. Prüft besonders:

• Datum und Wochentag

• Uhrzeiten

• vollständige Anschriften

• Schreibweise von Namen

• Telefonnummern und Webadressen

• QR-Code mit mehreren Smartphones

• Rückmeldefrist

• Hinweise auf Rückseite oder Einleger

• Papierformat, Stückzahl und Liefertermin

Bestellt einige neutrale Reserveexemplare für verspätete Ergänzungen oder beschädigte Karten. Bei personalisierten Drucksachen sind nachträgliche Einzelbestellungen häufig unverhältnismäßig teuer.

4. Rückmeldungen und Gästedaten an einer Stelle bündeln

Sobald Einladungen verschickt werden, beginnt aktives Gästemanagement. Eine Zusage allein reicht für die weitere Planung oft nicht aus. Ihr benötigt je nach Hochzeit zusätzliche Angaben.

Erfasst pro Haushalt oder Gast:

• Zu- oder Absage

• Name der Begleitperson

• teilnehmende Kinder und deren Alter

• Menüwahl, falls erforderlich

• Allergien und Unverträglichkeiten

• Bedarf an Übernachtung

• Nutzung eines Shuttles

• Barrierefreiheit oder andere besondere Anforderungen

• offene Rückfragen

Legt fest, wo diese Informationen verbindlich gepflegt werden. Antworten aus Messenger-Chats, Anrufen, E-Mails und Gesprächen müssen anschließend dorthin übertragen werden. Sonst entstehen mehrere unterschiedliche Gästelisten.

Plant außerdem einen festen Termin nach Ablauf der Rückmeldefrist ein. Erst dann werden fehlende Antworten aktiv nachgefasst und die Daten für Location, Catering und Sitzordnung vorbereitet.

5. Die Sitzordnung entwickeln – aber nicht zu früh einfrieren

Zwischen sechs und drei Monaten vor der Hochzeit sollte aus der groben Raumidee ein belastbares Sitzkonzept werden. Die endgültige Platzverteilung ist jedoch erst sinnvoll, wenn die Rückmeldungen weitgehend vollständig sind.

Schritt 1: Raum und Tischformen klären

Lasst euch von der Location einen aktuellen Raumplan geben. Prüft:

• Anzahl und Größe der Tische

• maximale und angenehme Sitzplatzzahl je Tisch

• Position von Brautpaar, Tanzfläche, Band oder DJ

• Flucht- und Servicewege

• Platz für Kinderwagen, Rollstuhl oder Hochstuhl

• Sicht auf Reden, Leinwand oder Programmpunkte

• Lautstärke in der Nähe von Lautsprechern

Schritt 2: Gäste in sinnvolle Gruppen einteilen

Ordnet zunächst Gruppen statt einzelne Sitzplätze:

• engste Familie

• Freundeskreise

• Arbeitskollegen

• Verwandtschaftszweige

• Gäste mit Kindern

• ältere Gäste

• Personen mit gemeinsamen Interessen

Berücksichtigt bekannte Konflikte, frühere Partnerschaften und Gäste, die kaum jemanden kennen. Ein Tisch funktioniert meist besser, wenn zwei oder drei Personen bereits eine Verbindung haben und trotzdem Raum für neue Gespräche bleibt.

Schritt 3: Mit beweglichen Varianten arbeiten

Erstellt eine Hauptversion und kennzeichnet unsichere Zusagen. Plant einzelne Tische nicht bis auf den letzten Stuhl aus, solange Rückmeldungen fehlen. So könnt ihr Änderungen aufnehmen, ohne den gesamten Raum neu zu planen.

Schritt 4: Den richtigen Zeitpunkt für die finale Freigabe wählen

Bis etwa drei Monate vor der Hochzeit sollte das Sitzkonzept tragfähig und eine weitgehend passende Variante vorhanden sein. Die wirklich endgültige Sitzordnung gebt ihr erst frei, wenn:

• die Rückmeldefrist abgelaufen ist,

• fehlende Antworten geklärt wurden,

• die Location den Raumplan bestätigt hat,

• Kinderstühle und besondere Anforderungen bekannt sind und

• kurzfristige Änderungen ausreichend unwahrscheinlich sind.

Menü- und Platzkarten sollten deshalb nicht allein aufgrund einer vorläufigen Version bestellt werden.

6. Den Tagesablauf vom Rahmen zum echten Zeitplan entwickeln

Ein guter Ablaufplan besteht nicht nur aus Trauung, Essen und Party. Er berücksichtigt Wege, Umbauten, Übergaben und Pausen. Zwischen sechs und drei Monaten vor der Hochzeit sollte eine erste vollständige Version entstehen, die anschließend mit den wichtigsten Dienstleistern abgestimmt wird.

Beginnt mit den festen Ankerpunkten

Tragt zuerst alle Zeiten ein, die sich kaum verschieben lassen:

• Beginn der standesamtlichen, kirchlichen oder freien Trauung

• vertraglich festgelegte Nutzungszeiten der Location

• geplante Essenszeit

• Beginn und Ende gebuchter Dienstleister

• Sperrstunde

• Abfahrtszeiten von Shuttle oder Bus

Ergänzt Vorbereitungen und Übergänge

Danach kommen die oft vergessenen Zeitblöcke:

• Styling und Ankleiden

• Anfahrt und Parkplatzsuche

• Begrüßung und Platzsuche der Gäste

• Gratulationen nach der Trauung

• Gruppenfoto

• Fahrt zur Feierlocation

• Empfang und Raumwechsel

• Aufbau oder Technikcheck

• Umbau zwischen Dinner und Tanzfläche

• Tortenanschnitt, Reden und Überraschungen

Plant echte Puffer ein

Ein Puffer ist keine ungenutzte Zeit, sondern schützt den restlichen Ablauf. Fünf Minuten zwischen zwei Programmpunkten reichen selten, wenn Gäste den Raum wechseln, die Technik vorbereitet oder das Servicepersonal informiert werden muss.

Plant besonders großzügig bei:

• Fahrten zwischen mehreren Orten

• Gratulationen

• Gruppenfotos

• Programmpunkten mit vielen Beteiligten

• Umbauten

• Reden ohne fest vereinbarte Dauer

Nicht jeder braucht den gesamten Ablaufplan

Erstellt einen Gesamtplan für euch und die zentrale Koordination. Dienstleister erhalten daraus die für sie relevanten Informationen: Einsatzzeiten, Adresse, Zufahrt, Aufbau, Kontaktperson und wichtige Übergaben. Eine Stylistin benötigt andere Details als das Catering.

7. Dienstleister jetzt gezielt miteinander verzahnen

Viele Probleme entstehen nicht, weil ein Dienstleister schlecht arbeitet, sondern weil wichtige Informationen zwischen mehreren Beteiligten fehlen. Nutzt diese Phase für einen strukturierten Zwischenstand.

Klärt beispielsweise:

• Wann darf Dekoration aufgebaut werden?

• Wann benötigt der DJ Zugang und Strom?

• Wer stellt Mikrofone für Trauung und Reden?

• Wann liefert die Konditorei die Torte?

• Wer nimmt Blumen, Mietmöbel oder Technik entgegen?

• Welche Zeiten benötigt das Foto- und Videoteam?

• Wer stimmt Programmpunkte mit Küche und Service ab?

• Wer ist am Hochzeitstag entscheidungsbefugt?

Verschickt nicht unkoordiniert denselben langen Ablaufplan an alle. Sammelt zuerst die offenen Punkte, klärt Widersprüche und verteilt anschließend eindeutige Informationen.

8. Kleidung, Ringe und Styling nicht bis zuletzt aufschieben

Auch wenn Kleid oder Anzug bereits gekauft sind, können Änderungen und Ergänzungen mehrere Termine benötigen. Prüft jetzt:

• Sind alle Outfits bestellt und lieferbar?

• Wann findet die erste Änderung statt?

• Sind Schuhe, Unterwäsche und Accessoires vorhanden?

• Werden Ersatzschuhe oder eine zweite Jacke benötigt?

• Sind Styling-Probetermine vereinbart?

• Wer wird außer dem Brautpaar gestylt?

• Wo findet das Styling statt und wann ist der Raum zugänglich?

• Sind Ringe bestellt, angepasst und gegebenenfalls graviert?

Nehmt die tatsächlichen Hochzeitsschuhe zu Änderungsterminen mit. Absatzhöhe und Schuhform können die Länge des Outfits beeinflussen.

9. Trauung, Musik und persönliche Beiträge konkretisieren

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, die inhaltliche Gestaltung der Trauung und wichtige Programmpunkte vorzubereiten. Dazu gehören je nach Hochzeitsform:

• Gespräch mit Standesamt, Pfarrperson oder Trauredner

• Auswahl von Musikstücken

• Eheversprechen

• Lesungen oder Rituale

• Einzug und Auszug

• Ringübergabe

• Beteiligung von Familie oder Freunden

• technische Anforderungen

Fragt Personen für Reden, Beiträge oder Überraschungen nach dem ungefähren Umfang – ohne jede Überraschung vorwegzunehmen. Eine koordinierende Vertrauensperson kann Beiträge sammeln und mit Location, DJ oder Wedding Planner abstimmen. So landen nicht vier lange Reden direkt zwischen zwei Gängen.

10. Anreise, Unterkunft und Plan B absichern

Spätestens jetzt sollten Gäste wissen, wie sie anreisen und welche Unterkünfte infrage kommen. Prüft außerdem die Logistik hinter euren eigenen Annahmen.

Wichtige Fragen sind:

• Reichen Parkplätze an Trau- und Feierort aus?

• Werden Shuttle, Bus oder Taxikontingente benötigt?

• Sind Zimmerkontingente noch gültig und wie buchen Gäste sie?

• Wie gelangen ältere Gäste oder Familien mit kleinen Kindern zwischen den Orten?

• Wer transportiert Dekoration, Geschenke und persönliche Gegenstände?

• Was passiert bei Regen, Hitze oder Kälte?

• Bis wann muss eine Schlechtwetteroption aktiviert werden?

• Gibt es barrierefreie Wege und Toiletten?

Notiert bei jeder Lösung auch die Person, die sie am Hochzeitstag umsetzt. „Jemand fährt die Geschenke“ ist noch keine belastbare Planung.

11. Aufgaben sinnvoll verteilen

Ihr müsst nicht jede Aufgabe selbst erledigen. Delegieren funktioniert allerdings nur, wenn Auftrag, Termin und Entscheidungsspielraum eindeutig sind.

Statt „Kümmerst du dich um den Shuttle?“ sollte eine Aufgabe so aussehen:

Drei Shuttle-Angebote für 25 Personen zwischen Hotel und Location einholen, Abfahrt gegen 1:00 Uhr, Budget maximal 500 Euro, Rückmeldung bis 15. März.

Für jede Aufgabe sollten vier Angaben feststehen:

Familie und Trauzeugen können gut bei klar begrenzten Aufgaben helfen: Adressen nachfragen, Gastgeschenke verpacken, Unterkünfte vergleichen oder Rückgaben am Tag nach der Hochzeit koordinieren. Grundsatzentscheidungen zu Budget, Stil und Verträgen sollten beim Brautpaar bleiben.

12. Mit einer festen Planungsroutine Stress reduzieren

Hochzeitsplanung wird belastend, wenn sie jederzeit und überall stattfindet. Eine kurze, feste Routine ist meist wirksamer als lange spontane Planungstage.

Bewährt hat sich:

• ein fester Planungstermin pro Woche

• maximal drei aktive Hauptaufgaben gleichzeitig

• ein gemeinsamer Ort für Aufgaben und Entscheidungen

• klare Fristen statt „demnächst“

• ein kurzer Budgetcheck nach jeder Buchung

• bewusste Abende ohne Hochzeitsplanung

Beginnt jeden Termin mit drei Fragen:

1. Was wurde seit dem letzten Termin erledigt?

2. Wo warten wir auf eine Rückmeldung?

3. Welche drei Schritte sind als Nächstes wirklich wichtig?

So verhindert ihr, dass leicht lösbare Kleinigkeiten die wichtigen, voneinander abhängigen Entscheidungen verdrängen.

Die häufigsten Fehler zwischen sechs und drei Monaten

Alles gleichzeitig bearbeiten

Viele offene Aufgaben bedeuten nicht, dass alle sofort begonnen werden müssen. Priorisiert zuerst Punkte mit Lieferzeiten, Vertragsfristen oder Auswirkungen auf andere Aufgaben.

Sitzordnung zu früh endgültig festlegen

Eine frühe Grundstruktur ist sinnvoll. Eine starre Platzverteilung vor vollständigen Rückmeldungen führt dagegen zu unnötiger Mehrarbeit.

Personalisierte Drucksachen zu früh bestellen

Namen, Menüwahl und Gästezahl können sich noch ändern. Bereitet das Design vor, wartet mit der finalen Bestellung aber auf belastbare Daten.

Einen Ablauf ohne Wege und Puffer erstellen

Ein Zeitplan kann auf dem Bildschirm perfekt aussehen und am Hochzeitstag trotzdem nicht funktionieren. Rechnet mit realen Fahr-, Wechsel- und Aufbauzeiten.

Aufgaben ohne Verantwortliche notieren

„Hotel klären“ oder „DJ fragen“ sind Erinnerungen, aber noch keine steuerbaren Aufgaben. Fügt immer eine zuständige Person und einen Termin hinzu.

Mündliche Absprachen nicht dokumentieren

Fasst wichtige Gespräche kurz schriftlich zusammen. Das verhindert Missverständnisse und erleichtert die spätere Detailabstimmung.

Kompakte Checkliste für diese Planungsphase

Gäste und Kommunikation

• Gästeliste und Kontaktdaten aktualisieren

• Einladungstext freigeben

• Druck und Versand organisieren

• Rückmeldefrist festlegen

• Zu- und Absagen zentral erfassen

• Allergien, Kinder, Begleitungen und Shuttlebedarf abfragen

Essen und Location

• Menügespräch oder Probeessen terminieren

• Speisen und Getränke vorläufig festlegen

• Sonderessen und Dienstleister-Verpflegung klären

• Frist für endgültige Gästezahl notieren

• Raum- und Tischplan anfordern

• Reinigung, Aufbau und Sperrstunde prüfen

Ablauf und Dienstleister

• feste Ankerzeiten zusammentragen

• erste vollständige Ablaufversion erstellen

• Wege und Zeitpuffer ergänzen

• Ankunfts-, Aufbau- und Abbauzeiten klären

• zentrale Kontaktperson für den Hochzeitstag bestimmen

• offene Abhängigkeiten zwischen Dienstleistern lösen

Persönliche Details

• Änderungen an Kleidung terminieren

• Accessoires und Schuhe vervollständigen

• Styling-Probetermine buchen

• Ringe und Gravur prüfen

• Trauungsinhalte und Musik vorbereiten

• Beiträge und Reden koordinieren lassen

Logistik und Sicherheit

• Anreise, Parken und Unterkünfte kommunizieren

• Shuttlebedarf ermitteln

• Schlechtwetterlösung konkretisieren

• Barrierefreiheit und besondere Bedürfnisse prüfen

• Transport und Rückgabe von Gegenständen zuordnen

• Budget und Sicherheitspuffer aktualisieren

Aus offenen Punkten wird ein klarer Plan

In der Aufgaben-Pipeline des TRAUKLAR Wedding OS bündelt ihr die nächsten Schritte eurer Hochzeitsplanung an einem Ort. So seht ihr, was noch offen ist, woran ihr gerade arbeitet und welche Aufgaben als Nächstes anstehen – ohne Zettelchaos und verstreute Chatnachrichten.

Jetzt Aufgaben im Wedding OS planen

Fazit: Jetzt entsteht aus Ideen ein verlässlicher Ablauf

Zwischen sechs und drei Monaten vor der Hochzeit müsst ihr noch nicht jedes Detail endgültig festlegen. Ihr solltet aber wissen, welche Entscheidungen bereits belastbar sein müssen, welche Informationen noch fehlen und bis wann die letzten Freigaben erfolgen.

Konzentriert euch zuerst auf Aufgaben, die andere Schritte beeinflussen: Gästekommunikation, Menü, Raumplanung und Tagesablauf. Bereitet Sitzordnung und personalisierte Drucksachen so weit wie möglich vor, ohne sie zu früh einzufrieren. Wenn jede Aufgabe eine verantwortliche Person, eine Frist und einen sichtbaren Status hat, verliert diese Phase ihren Schrecken – und die letzten Monate werden deutlich ruhiger.

Häufige Fragen zur Planung sechs bis drei Monate vor der Hochzeit

Was sollte sechs Monate vor der Hochzeit bereits feststehen?

Hochzeitsdatum, Location und zentrale Dienstleister sollten möglichst gebucht sein. Außerdem braucht ihr eine belastbare Gästeliste, einen aktuellen Budgetstand und einen Überblick über alle Vertrags- und Zahlungsfristen. Einladungen, Menügespräch und die erste Ablaufplanung werden nun konkret vorbereitet.

Wann sollten die Hochzeitseinladungen verschickt werden?

Viele Paare versenden ihre Einladungen etwa sechs bis vier Monate vor der Hochzeit. Bei vielen auswärtigen Gästen, einer Hochzeit im Ausland oder einem Termin in der Ferienzeit ist ein früherer Versand sinnvoll. Entscheidend ist, dass Gäste rechtzeitig Reise und Unterkunft organisieren können.

Wann wird die Sitzordnung endgültig festgelegt?

Das Sitzkonzept sollte bereits zwischen sechs und drei Monaten vorher entstehen. Die endgültige Verteilung sollte jedoch erst nach Ablauf der Rückmeldefrist und nach Bestätigung des Raumplans freigegeben werden. So vermeidet ihr ständige Neuanordnungen.

Wann sollte das Hochzeitsmenü feststehen?

Die grundlegende Menü- und Getränkeauswahl sollte in dieser Phase abgestimmt werden. Die endgültige Zahl der Portionen sowie Allergien und Sonderessen werden zu der Frist gemeldet, die Location oder Catering vertraglich vorgeben.

Wie detailliert muss der Tagesablauf drei Monate vorher sein?

Alle festen Ankerzeiten, Wege, Dienstleister-Einsätze und größere Programmpunkte sollten enthalten sein. Kleinere Details können später ergänzt werden. Wichtig ist, dass mögliche Zeitkonflikte und fehlende Übergaben jetzt sichtbar werden.

Wie behalten wir bei so vielen Aufgaben den Überblick?

Pflegt alle Aufgaben an einem gemeinsamen Ort und ergänzt jeweils Verantwortlichkeit, Frist und aktuellen Stand. Begrenzt die gleichzeitig aktiven Hauptaufgaben und besprecht den Fortschritt bei einem festen wöchentlichen Planungstermin.