Dokumenty do urzędu stanu cywilnego: lista kontrolna przed zgłoszeniem zawarcia małżeństwa

Termin ślubu jest już ustalony, ale zanim powiecie sobie „tak” w urzędzie stanu cywilnego, trzeba sprawdzić, czy spełniacie wymagania prawne. W tym celu zgłaszacie planowane zawarcie małżeństwa w urzędzie stanu cywilnego i składacie wymagane dokumenty.

To, jakich dokumentów wymaga urząd stanu cywilnego, zależy w dużej mierze od waszej sytuacji osobistej. W przypadku dwóch pełnoletnich obywateli Niemiec urodzonych w Niemczech, którzy nigdy wcześniej nie byli w związku małżeńskim, lista jest zazwyczaj krótka. Wcześniejsze małżeństwa, zagraniczne akty stanu cywilnego, obce obywatelstwo lub rozwód za granicą mogą natomiast wymagać dodatkowych dokumentów i wydłużyć czas rozpatrywania sprawy.

Ten poradnik zawiera ogólne informacje dotyczące całych Niemiec. Wiążącą listę dokumentów zawsze otrzymacie w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla waszej sprawy, ponieważ wymagania, terminy ważności dokumentów i opłaty mogą się różnić w zależności od regionu i indywidualnej sytuacji.

Najważniejsze informacje w skrócie

• Zgłoszenia dokonuje się co do zasady w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla okręgu, w którym przynajmniej jedno z was mieszka lub ma miejsce zwykłego pobytu.

• Po pozytywnym sprawdzeniu możecie zawrzeć małżeństwo co do zasady w dowolnym niemieckim urzędzie stanu cywilnego.

• Pozytywne sprawdzenie warunków zawarcia małżeństwa jest ważne przez sześć miesięcy. Jeśli w tym czasie nie dojdzie do ślubu, sprawa musi zostać ponownie sprawdzona.

• W typowej, nieskomplikowanej sytuacji zwykle potrzebne są ważne dokumenty tożsamości, aktualne dokumenty z rejestru urodzeń oraz, w razie potrzeby, dane meldunkowe.

• Stary akt urodzenia nie zawsze jest właściwym dokumentem. Urząd stanu cywilnego często wymaga aktualnego uwierzytelnionego odpisu z rejestru urodzeń wraz z adnotacjami.

• W przypadku wcześniejszego małżeństwa, owdowienia, zmiany nazwiska lub wspólnych dzieci mogą być potrzebne dodatkowe akty i zaświadczenia.

• Jeśli wasza sprawa dotyczy zagranicy, umówcie się z wyprzedzeniem na indywidualną konsultację i nie zamawiajcie dokumentów na zapas.

• Opłaty różnią się w zależności od kraju związkowego, gminy, sytuacji osobistej, pory i miejsca ślubu.

Zgłoszenie, rezerwacja terminu i ślub – czym się różnią?

Te trzy kroki są często ze sobą mylone:

1. Rezerwacja preferowanego terminu

Wiele urzędów stanu cywilnego umożliwia dokonanie niezobowiązującej lub wstępnej rezerwacji terminu na długo przed ślubem. Każdy urząd sam określa, czy, kiedy i w jaki sposób można to zrobić. Rezerwacja nie zastępuje formalnego zgłoszenia zawarcia małżeństwa.

2. Zgłoszenie zawarcia małżeństwa

Podczas formalnego zgłoszenia urząd stanu cywilnego sprawdza waszą tożsamość, stan cywilny, obywatelstwo oraz ewentualne przeszkody do zawarcia małżeństwa. Podstawę prawną stanowią w szczególności § 12 i § 13 ustawy o stanie cywilnym.

Wiele urzędów stanu cywilnego przyjmuje zgłoszenie najwcześniej sześć miesięcy przed planowanym terminem ślubu. Istotne jest to, że po pozytywnym sprawdzeniu musicie zawrzeć małżeństwo w ciągu sześciu miesięcy. Po tym czasie wymagane jest ponowne zgłoszenie lub sprawdzenie.

3. Zawarcie małżeństwa

Urząd, w którym zgłaszacie zawarcie małżeństwa, nie musi być tym samym urzędem, w którym odbędzie się ślub. Jeśli chcecie wziąć ślub w innym niemieckim mieście, zgłoszenia dokonujecie co do zasady w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla waszego miejsca zamieszkania. Po pozytywnym sprawdzeniu dokumenty zostaną przekazane do wybranego urzędu, w którym odbędzie się ślub.

Jeśli żadne z was nie ma miejsca zamieszkania ani miejsca zwykłego pobytu w Niemczech, właściwy jest urząd stanu cywilnego, w którym ma zostać zawarte małżeństwo.

Jakie dokumenty są potrzebne w typowej, nieskomplikowanej sytuacji?

Poniższa podstawowa lista zwykle ma zastosowanie, jeśli oboje:

• jesteście pełnoletni,

• posiadacie obywatelstwo niemieckie,

• urodziliście się w Niemczech,

• jesteście zameldowani w Niemczech i

• nigdy wcześniej nie byliście w związku małżeńskim ani zarejestrowanym związku partnerskim.

Ta lista nie jest wyczerpująca. Niektóre urzędy stanu cywilnego mają bezpośredni dostęp do niemieckich rejestrów stanu cywilnego lub rejestrów meldunkowych, inne wymagają dostarczenia dokumentów przez was. Dlatego przed zamówieniem dokumentów poproście o indywidualną listę.

Akt urodzenia a rejestr urodzeń – na czym polega różnica?

Sformułowanie „proszę przynieść akt urodzenia” często prowadzi do nieporozumień. Akt urodzenia zawiera wybrane dane z rejestru urodzeń. Uwierzytelniony odpis z rejestru urodzeń wraz z adnotacjami może zawierać dodatkowe późniejsze adnotacje dotyczące stanu cywilnego, które są istotne przy weryfikacji.

Dlatego akt urodzenia z rodzinnej księgi stanu cywilnego nie zawsze wystarczy w każdym urzędzie. Portal usługowy Berlina wyraźnie informuje, że w opisanej tam standardowej sytuacji wymagany jest uwierzytelniony odpis z rejestru urodzeń, a nie akt urodzenia. Taką zasadę stosują również inne gminy.

Aby mieć pewność, postępujcie następująco:

1. Zapytajcie urząd przyjmujący zgłoszenie o dokładną nazwę wymaganego dokumentu.

2. Zamówcie go w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca waszego urodzenia.

3. Sprawdźcie wymagania dotyczące aktualności dokumentu. Niektóre urzędy akceptują na przykład odpis tylko wtedy, gdy w dniu zgłoszenia ma nie więcej niż sześć miesięcy.

4. Nie zamawiajcie dokumentu zbyt wcześnie, jeśli termin zgłoszenia nie jest jeszcze ustalony.

5. Korzystajcie w miarę możliwości z oficjalnego portalu aktów stanu cywilnego miasta lub gminy, a nie z niepotrzebnie drogich stron pośredników.

Jeśli urodziliście się za granicą, obowiązują inne wymagania. Może być wtedy potrzebny zagraniczny akt urodzenia, dokument wielojęzyczny, tłumaczenie lub potwierdzenie autentyczności.

Czy potrzebujecie zaświadczenia o zameldowaniu?

To zależy od urzędu stanu cywilnego i waszych miejsc zamieszkania. Jeśli zgłaszacie zawarcie małżeństwa w urzędzie właściwym dla głównego miejsca zamieszkania, urząd może samodzielnie uzyskać potrzebne dane meldunkowe. Jeśli jedna osoba mieszka poza obszarem właściwości urzędu, może być wymagane rozszerzone zaświadczenie o zameldowaniu lub miejscu pobytu, zawierające informację o stanie cywilnym.

Terminy aktualności dokumentu również różnią się lokalnie. W określonych przypadkach Berlin wymaga na przykład zaświadczenia, które w dniu zgłoszenia ma nie więcej niż 14 dni; w innych portalach podawane są inne okresy. Dlatego zamówcie zaświadczenie dopiero wtedy, gdy poznacie wymagania swojego urzędu stanu cywilnego.

Dodatkowe dokumenty po wcześniejszym małżeństwie

Osoby, które były już w związku małżeńskim, muszą udokumentować nie tylko jego zawarcie, ale również jego prawne ustanie.

Po rozwodzie w Niemczech

Często wymagany jest aktualny uwierzytelniony odpis z rejestru małżeństw dotyczący ostatniego małżeństwa, zawierający adnotację o jego ustaniu. Wystawia go urząd stanu cywilnego właściwy dla miejsca zawarcia tamtego małżeństwa.

W zależności od urzędu może być również wymagany zamiast niego lub dodatkowo:

• akt poprzedniego małżeństwa

• pełny wyrok rozwodowy

• adnotacja o prawomocności wyroku rozwodowego

• dokumenty dotyczące innych wcześniejszych małżeństw, jeśli ich sprawdzenie jest konieczne

Wyrok bez adnotacji o prawomocności zwykle nie wystarcza, by potwierdzić, że małżeństwo zostało ostatecznie rozwiązane przez rozwód.

Jeśli wcześniejsze małżeństwo zakończyło się śmiercią współmałżonka

Możliwe dokumenty potwierdzające to:

• aktualny odpis z rejestru małżeństw z adnotacją o ustaniu małżeństwa lub

• akt poprzedniego małżeństwa i akt zgonu poprzedniej żony lub poprzedniego męża

Po wcześniejszym zarejestrowanym związku partnerskim

Może być wymagany uwierzytelniony odpis z rejestru związków partnerskich z adnotacją o ustaniu związku albo akt związku partnerskiego wraz z prawomocnym potwierdzeniem jego rozwiązania.

Wspólne dzieci, zmiana nazwiska i inne szczególne przypadki

Dodatkowe dokumenty mogą być potrzebne zwłaszcza wtedy, gdy:

• macie już wspólne dzieci,

• doszło do uznania ojcostwa,

• złożono oświadczenie o sprawowaniu opieki rodzicielskiej,

• wasze nazwisko zmieniło się po urodzeniu,

• doszło do adopcji,

• uzyskaliście obywatelstwo niemieckie,

• zostaliście przyjęci jako późni przesiedleńcy lub

• dane w różnych dokumentach są rozbieżne.

W przypadku wspólnych dzieci często wymagane są ich akty urodzenia. W zależności od sytuacji rodzinnej znaczenie mogą mieć również uznanie ojcostwa i oświadczenie o sprawowaniu opieki rodzicielskiej. W przypadku zmiany nazwiska urząd stanu cywilnego może zażądać odpowiedniego dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska lub innych dokumentów potwierdzających aktualne nazwisko.

Zawarcie małżeństwa z elementem zagranicznym: najpierw konsultacja, potem zamawianie dokumentów

Sprawa dotyczy zagranicy nie tylko wtedy, gdy jedno z was ma obce obywatelstwo. Może tak być również wtedy, gdy jedna osoba:

• urodziła się za granicą,

• miała wcześniej inne obywatelstwo,

• zawarła małżeństwo lub rozwiodła się za granicą,

• posiada zagraniczne akty stanu cywilnego lub

• nie ma miejsca zamieszkania w Niemczech.

W takich przypadkach nie ma jednej uniwersalnej listy dokumentów. Wymagane dokumenty zależą między innymi od kraju pochodzenia, obywatelstwa, stanu cywilnego i umów międzynarodowych. Dlatego jak najwcześniej umówcie się na osobistą konsultację we właściwym urzędzie stanu cywilnego.

Zagraniczne akty i dokumenty

Urząd stanu cywilnego może wymagać w szczególności:

• zagranicznego aktu urodzenia

• paszportu i, w razie potrzeby, osobnego dokumentu potwierdzającego obywatelstwo

• zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa

• zaświadczenia o stanie wolnym lub stanie cywilnym

• aktów wcześniejszych małżeństw

• orzeczeń o rozwodzie lub rozwiązaniu związku

• aktów zgonu poprzednich żon lub mężów

• dokumentu nadania obywatelstwa lub dokumentów potwierdzających nazwisko

Dokumenty należy co do zasady przedłożyć w wymaganej formie, często w oryginale. Dokumenty w języku obcym zazwyczaj wymagają pełnego tłumaczenia na język niemiecki, wykonanego przez tłumacza publicznie ustanowionego lub zaprzysiężonego w Niemczech. Odpowiednich specjalistów znajdziecie w ogólnokrajowej bazie tłumaczy ustnych i pisemnych wymiaru sprawiedliwości.

Apostille, legalizacja czy brak dodatkowego poświadczenia?

Konieczność dodatkowego poświadczenia zagranicznego dokumentu zależy od państwa, które go wystawiło, oraz obowiązujących umów:

• W przypadku niektórych dokumentów z państw członkowskich UE apostille lub legalizacja mogą nie być wymagane.

• W relacjach między państwami-stronami konwencji haskiej apostille co do zasady zastępuje legalizację.

• W innych przypadkach może być wymagane poświadczenie przez niemiecką placówkę zagraniczną lub specjalna weryfikacja dokumentu.

Wiążącą decyzję podejmuje niemiecki urząd, w którym dokument ma zostać wykorzystany. Szczegółowe informacje można znaleźć na stronie niemieckiego Ministerstwa Spraw Zagranicznych poświęconej międzynarodowemu obiegowi dokumentów.

Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa i zwolnienie z obowiązku jego przedstawienia

Osoby podlegające obcemu prawu w zakresie warunków zawarcia małżeństwa co do zasady potrzebują, zgodnie z § 1309 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB), zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa wydanego przez właściwy urząd państwa, którego są obywatelami. Potwierdza ono, że zgodnie z prawem tego państwa nie ma przeszkód do zawarcia małżeństwa.

Jeśli państwo pochodzenia nie wydaje takiego zaświadczenia, w określonych warunkach możliwe jest zwolnienie z tego obowiązku przez prezesa właściwego Wyższego Sądu Krajowego. Wniosek jest zazwyczaj przygotowywany za pośrednictwem urzędu stanu cywilnego. Nie zamawiajcie w tym celu dokumentów zastępczych, zanim nie otrzymacie konkretnej listy.

Rozwód za granicą

Zagraniczne orzeczenie rozwodowe nie zawsze jest automatycznie uznawane w Niemczech. Zgodnie z § 107 FamFG często wymagane jest formalne uznanie przez właściwy krajowy organ administracji wymiaru sprawiedliwości; istnieją jednak wyjątki określone w przepisach krajowych i prawie europejskim.

Dlatego jak najwcześniej poinformujcie urząd stanu cywilnego:

• w którym państwie zawarto małżeństwo,

• gdzie i kiedy orzeczono rozwód,

• jakie obywatelstwo miały obie osoby będące wówczas małżeństwie w chwili wydania orzeczenia oraz

• czy istnieje już niemiecka decyzja o uznaniu rozwodu.

Uzyskanie dokumentów, ich tłumaczenie, weryfikacja autentyczności i uznanie mogą potrwać kilka miesięcy. Jeśli wasza sprawa dotyczy zagranicy, rozpocznijcie konsultacje odpowiednio wcześniej – znacznie wcześniej niż sześć miesięcy przed planowanym ślubem. Formalne zgłoszenie nadal jednak podlega sześciomiesięcznemu okresowi ważności.

Czy obie osoby muszą stawić się przy zgłoszeniu?

Zazwyczaj zgłoszenia dokonujecie wspólnie. Jeśli jedna osoba nie może się stawić z ważnego powodu, druga może często dokonać zgłoszenia na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. W tym celu korzystajcie wyłącznie z formularza właściwego urzędu stanu cywilnego.

Jeśli żadna z osób nie może się stawić, w zależności od sytuacji może być możliwe dokonanie zgłoszenia na piśmie lub przez pełnomocnika. Należy to wcześniej uzgodnić bezpośrednio z urzędem stanu cywilnego.

Na wizytę przynieście wszystkie wymagane dokumenty w oryginale. Skan w telefonie lub zwykła kopia co do zasady nie wystarczą w przypadku aktów i zaświadczeń. Nie laminujcie, nie dziurkujcie ani nie modyfikujcie oryginalnych dokumentów.

Co dzieje się podczas wizyty w urzędzie stanu cywilnego?

Dokładny przebieg może się różnić, ale zazwyczaj omawia się następujące kwestie:

1. Sprawdzane są wasza tożsamość i dane osobowe.

2. Urząd stanu cywilnego weryfikuje stan cywilny, obywatelstwo i miejsce zamieszkania.

3. Sprawdzane są wcześniejsze małżeństwa lub zarejestrowane związki partnerskie.

4. Wskazywane są brakujące dokumenty lub dodatkowe procedury.

5. Możecie omówić preferowany sposób używania nazwiska.

6. Urząd stanu cywilnego sprawdza, czy istnieją przeszkody do zawarcia małżeństwa.

7. Po pozytywnej weryfikacji otrzymujecie potwierdzenie, że możecie zawrzeć małżeństwo.

8. Jeśli ślub ma się odbyć w innym miejscu, dokumenty są przekazywane do urzędu, w którym odbędzie się ceremonia.

Od razu zapytajcie, czy trzeba dostarczyć jeszcze jakieś dokumenty, do kiedy należy to zrobić i czy weryfikacja została już w pełni zakończona.

Terminy: kiedy należy zająć się poszczególnymi sprawami?

Terminy przed upływem sześciomiesięcznego okresu to zalecenia dotyczące planowania. Z prawnego punktu widzenia istotne jest to, że jeśli od powiadomienia o pozytywnej weryfikacji minęło ponad sześć miesięcy, a małżeństwo nie zostało zawarte, konieczne jest ponowne sprawdzenie.

Jakie opłaty pobiera urząd stanu cywilnego?

Nie ma jednej, obowiązującej w całym kraju łącznej ceny. Opłaty zależą od przepisów krajów związkowych i gmin oraz od waszej indywidualnej sytuacji. Oprócz weryfikacji mogą być naliczane opłaty za dokumenty, nietypową porę, oddziały zamiejscowe lub skomplikowane procedury związane z zagranicą.

Aktualne oficjalne przykłady pokazują różnice:

Podane przykłady nie stanowią ogólnokrajowego cennika. Przed ustaleniem budżetu sprawdźcie aktualny wykaz opłat w swoim urzędzie stanu cywilnego. Oficjalne przykłady można znaleźć na stronach urzędów stanu cywilnego w Kolonii, Berlinie i Aalen.

Kompletna lista kontrolna do urzędu stanu cywilnego

Przed zamówieniem dokumentów

• Ustalcie, który urząd stanu cywilnego jest właściwy dla waszego miejsca zamieszkania

• Sprawdźcie, gdzie chcecie wziąć ślub i jak wygląda procedura rezerwacji terminu

• Przekażcie pełne informacje o waszej sytuacji osobistej

• Poproście o indywidualną listę dokumentów na piśmie

• Zapiszcie terminy aktualności dokumentów

• Zarezerwujcie termin zgłoszenia

Dokumenty w typowej sytuacji

• Sprawdźcie ważność dowodów osobistych lub paszportów

• Uzyskajcie uwierzytelniony odpis z rejestru urodzeń, jeśli jest wymagany

• Uzyskajcie rozszerzone zaświadczenie o zameldowaniu lub miejscu pobytu, jeśli jest wymagane

• Wypełnijcie formularz zgłoszeniowy

• Przygotujcie pełnomocnictwo, jeśli stawi się tylko jedna osoba

W zależności od sytuacji osobistej

• Odpis z wcześniejszego rejestru małżeństw z adnotacją o ustaniu małżeństwa

• Akt małżeństwa i prawomocny wyrok rozwodowy

• Akt zgonu poprzedniej żony lub poprzedniego męża

• Dokumenty dotyczące wcześniejszych zarejestrowanych związków partnerskich

• Akty urodzenia wspólnych dzieci

• Uznanie ojcostwa i oświadczenie o sprawowaniu opieki rodzicielskiej

• Dokument potwierdzający zmianę nazwiska

• Dokument nadania obywatelstwa lub potwierdzenie obywatelstwa

W przypadku spraw związanych z zagranicą

• Umówcie się na osobistą konsultację w urzędzie stanu cywilnego

• Uzyskajcie zagraniczne oryginalne dokumenty zgodnie z indywidualną listą

• Ustalcie, czy potrzebne jest zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa lub zwolnienie z obowiązku jego przedstawienia

• Ustalcie, czy potrzebna jest apostille, legalizacja lub weryfikacja dokumentu

• Zlećcie tłumaczenie tłumaczowi publicznie ustanowionemu lub zaprzysiężonemu

• Sprawdźcie, czy zagraniczny rozwód wymaga uznania

• Uwzględnijcie czas rozpatrywania sprawy i dostarczenia dokumentów pocztą

• Weźcie pod uwagę dodatkowe opłaty w budżecie ślubnym

Przed zgłoszeniem i po nim

• Sprawdźcie kompletność wszystkich oryginałów i zgodność pisowni

• Ustalcie wysokość opłat i akceptowane sposoby płatności

• Przygotujcie się do wyboru nazwiska po ślubie

• Ustalcie liczbę i rodzaj potrzebnych aktów małżeństwa

• Zapiszcie wiążący termin dostarczenia brakujących dokumentów

• Zaznaczcie w kalendarzu koniec sześciomiesięcznego okresu ważności

• Poproście o potwierdzenie przekazania dokumentów do innego urzędu, w którym odbędzie się ślub

Kontrolujcie wszystkie dokumenty i terminy

Dzięki liście kontrolnej TRAUKLAR do urzędu stanu cywilnego możecie krok po kroku odhaczać dokumenty wymagane w waszej sytuacji i uwzględnić ważne terminy ich uzyskania oraz zgłoszenia w planowaniu ślubu.

Pobierz listę kontrolną do urzędu stanu cywilnego

Najczęstsze błędy przy zgłoszeniu zawarcia małżeństwa

Przyniesienie posiadanego aktu urodzenia bez sprawdzenia wymagań

Wiele urzędów stanu cywilnego wymaga zamiast niego aktualnego uwierzytelnionego odpisu z rejestru urodzeń. Zapytajcie o dokładną nazwę dokumentu.

Zamówienie dokumentów zbyt wcześnie

Niektóre dokumenty mogą być w dniu zgłoszenia ważne tylko przez kilka tygodni lub miesięcy. Najpierw ustalcie termin ich aktualności, a dopiero potem je zamówcie.

Zlecenie tłumaczenia zagranicznych dokumentów na zapas

Urząd stanu cywilnego określa, jaki dokument, jaka forma i jakie poświadczenie są wymagane. Tłumaczenie zlecone zbyt wcześnie może okazać się nieprzydatne lub trzeba będzie wykonać je ponownie.

Pomylenie rezerwacji terminu ze zgłoszeniem

Wstępna rezerwacja terminu ślubu nie oznacza, że warunki prawne zawarcia małżeństwa zostały już sprawdzone.

Przyniesienie wyłącznie kopii lub skanów w telefonie

Akty stanu cywilnego co do zasady muszą być przedłożone w wymaganej formie oryginału. Przynieście kompletne oryginały wraz z trwale dołączonymi apostille i tłumaczeniami.

Przeoczenie końca sześciomiesięcznego terminu

Jeśli ślub nie odbędzie się w odpowiednim czasie, zgłoszenie lub weryfikacja muszą zostać powtórzone. Może to oznaczać konieczność ponownego dostarczenia dokumentów i uiszczenia opłat.

Pytania na pierwszą rozmowę z urzędem stanu cywilnego

1. Który urząd stanu cywilnego jest właściwy do przyjęcia naszego zgłoszenia?

2. Czy możemy zarezerwować preferowany termin przed formalnym zgłoszeniem?

3. Jakie dokumenty są potrzebne w naszej konkretnej sytuacji?

4. Czy potrzebujemy aktu urodzenia, czy uwierzytelnionego odpisu z rejestru urodzeń?

5. Jak aktualne muszą być poszczególne dokumenty?

6. Czy urząd może samodzielnie pobrać dane meldunkowe i informacje z niemieckich rejestrów?

7. Czy obie osoby muszą stawić się osobiście?

8. Jakie pełnomocnictwo jest akceptowane, jeśli jedna osoba nie może się stawić?

9. Czy wymagane są tłumaczenia, apostille lub legalizacja?

10. Czy zagraniczny rozwód musi zostać uznany?

11. Jakich łącznych opłat możemy się spodziewać?

12. Jakie dokumenty zostaną przekazane do urzędu, w którym odbędzie się ślub?

Podsumowanie: najpierw indywidualna lista, potem dokumenty

W typowej, nieskomplikowanej sytuacji zgłoszenie zawarcia małżeństwa jest zazwyczaj dość proste. Mimo to warto dokładnie sprawdzić wymagania: akt urodzenia nie zawsze jest wymaganym odpisem z rejestru, zaświadczenia o zameldowaniu mogą mieć krótki termin aktualności, a wcześniejsze lub zagraniczne zdarzenia dotyczące stanu cywilnego mogą wymagać dodatkowej weryfikacji.

Najbezpieczniej postępować w następującej kolejności: ustalić właściwy urząd stanu cywilnego, szczegółowo opisać swoją sytuację, poprosić o indywidualną listę dokumentów i dopiero potem zamawiać płatne dokumenty. Jeśli wasza sprawa dotyczy zagranicy, zaplanujcie odpowiednio dużo czasu, a po pozytywnej weryfikacji pamiętajcie o sześciomiesięcznym okresie ważności.

Często zadawane pytania dotyczące dokumentów do urzędu stanu cywilnego

Z jakim wyprzedzeniem można zgłosić zawarcie małżeństwa?

Wiele urzędów stanu cywilnego przyjmuje formalne zgłoszenie najwcześniej sześć miesięcy przed planowanym terminem ślubu. Po pozytywnej weryfikacji małżeństwo musi zostać zawarte w ciągu sześciu miesięcy. W zależności od urzędu rezerwacja preferowanego terminu może być możliwa wcześniej.

Czy do zgłoszenia wystarczy zwykły akt urodzenia?

Nie zawsze. W typowej sytuacji wiele urzędów stanu cywilnego wymaga aktualnego uwierzytelnionego odpisu z rejestru urodzeń wraz z adnotacjami. Przed zamówieniem zapytajcie o dokładną nazwę dokumentu.

W którym urzędzie stanu cywilnego zgłasza się zawarcie małżeństwa?

Co do zasady w urzędzie, w którego okręgu przynajmniej jedno z was mieszka lub ma miejsce zwykłego pobytu. Po pozytywnej weryfikacji możecie zawrzeć małżeństwo co do zasady w dowolnym niemieckim urzędzie stanu cywilnego.

Czy jedna osoba może samodzielnie zgłosić zawarcie małżeństwa?

Jeśli jedna osoba nie może się stawić z ważnego powodu, druga może często dokonać zgłoszenia na podstawie pisemnego pełnomocnictwa. Właściwy urząd stanu cywilnego zazwyczaj udostępnia do tego własny formularz.

O czym należy pamiętać w przypadku zagranicznych dokumentów?

W zależności od państwa, które je wystawiło, mogą być wymagane oryginał, tłumaczenie na język niemiecki, apostille, legalizacja lub weryfikacja dokumentu. Przed ich uzyskaniem skonsultujcie się indywidualnie z urzędem stanu cywilnego.

Ile kosztuje zgłoszenie zawarcia małżeństwa?

Opłaty różnią się w zależności od regionu. Aktualne oficjalne przykłady kosztów samej weryfikacji bez udziału zagranicznych przepisów to 40 euro w Kolonii, 45 euro w Berlinie i 65 euro w Aalen. Dodatkowo płatne są dokumenty, uwzględnienie prawa obcego, szczególne miejsca ślubu oraz terminy poza standardowymi godzinami pracy.

Jak długo jest ważne zgłoszenie zawarcia małżeństwa?

Po pozytywnej weryfikacji macie sześć miesięcy na zawarcie małżeństwa. Po tym czasie urząd stanu cywilnego musi ponownie sprawdzić warunki zawarcia małżeństwa.

Źródła urzędowe i ważna informacja

Ten artykuł zawiera ogólne informacje dotyczące Niemiec i nie zastępuje indywidualnej informacji udzielanej przez urząd stanu cywilnego ani porady prawnej. Wiążące są aktualna lista dokumentów i informacje o opłatach udzielone przez urząd stanu cywilnego właściwy dla waszej sprawy.

Podstawy prawne i dodatkowe informacje:

• § 12 ustawy o stanie cywilnym – zgłoszenie zawarcia małżeństwa

• § 13 ustawy o stanie cywilnym – weryfikacja warunków zawarcia małżeństwa

• Portal administracyjny Hesji – zgłoszenie zawarcia małżeństwa

• Service Berlin – zawarcie małżeństwa bez udziału zagranicznych przepisów

• Service Berlin – zawarcie małżeństwa z udziałem zagranicznych przepisów

• Niemieckie Ministerstwo Spraw Zagranicznych – międzynarodowy obieg dokumentów

• § 1309 niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB) – zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa dla cudzoziemców

• § 107 FamFG – uznawanie zagranicznych orzeczeń w sprawach małżeńskich

Stan informacji i opłat podanych w tym artykule: wrzesień 2026 r.